Zo werkt de aanvraag van de VvE Energiebespaarlening

Stap voor stap voor grote VvE's

Jouw VvE heeft acht of meer woningen. Hoe het proces precies verloopt, hangt  af van de grootte van je verduurzamingsproject, de hoogte van het aangevraagde bedrag en de samenstelling van je VvE (bijvoorbeeld of er een woningbouwcorporatie betrokken is of er winkels zijn).  Hieronder geven we een indicatie van de stappen die je moet doorlopen om de lening toegekend te krijgen. 

Wie mag een VvE Energiebespaarlening aanvragen?

De VvE Energiebespaarlening moet aangevraagd worden door het bestuur van de VvE. Het bestuur kan ook iemand toestemming geven om dat te doen (machtigen), bijvoorbeeld een bewoner of een procesbegeleider. Daarvoor vul je in de tweede stap van de aanvraag een machtigingsformulier in.

De stappen in het aanvraagproces

Stap 1
Je vult de Quick Scan volledig in en laat je gegevens achter. Daarna heb je een gesprek met de Investment Manager. Op basis daarvan bepaal je definitief hoe veel financiering je wilt aanvragen en voor welke maatregelen.  

Stap 2
Je levert documenten aan waarmee Nationaal Warmtefonds de lening kan beoordelen. In het systeem heet dit ‘kwalificeren’.

Je krijgt een inlog om je eigen pagina op Mijn Warmtefonds te activeren. Doe dit wel binnen twee weken!
In Mijn Warmtefonds zie je welke documenten je moet aanleveren over de VvE en het verduurzamingsproject.
Je informeert je leden dat je met dit proces bezig bent en wijst hen op de mogelijkheid van de VvE Ledenlening.

Stap 3
Zijn alle documenten geüpload en goedgekeurd? Dan zet Nationaal Warmtefonds de rente op de VvE Energiebespaarlening voor zes maanden vast. Deze zes maanden gebruik je om instemming van de leden te krijgen. Je schrijft hiervoor altijd een Algemene LedenVergadering (ALV) uit.  

Stap 4
Zodra de vereiste meerderheid van de leden akkoord is, kun je de offertes aan ons aanleveren. Wij beoordelen of de offertes voldoen aan de criteria, en lang genoeg geldig zijn.  Is alles akkoord, dan krijg je van ons het officiële leningaanbod. Het bestuur van de VvE kan deze nu ondertekenen. 

Stap 5
Om de lening definitief te maken is een Akte van Geldlening nodig. De notaris stelt deze op en passeert de Akte. Nadat Nationaal Warmtefonds het getekende leningaanbod heeft ontvangen, sturen wij een voorbeeldakte aan jullie notaris. Het bouwdepot gaat in zodra wij de gepasseerde Akte van Geldlening van de notaris hebben ontvangen. De startdatum van de lening is altijd de datum dat de Akte is gepasseerd.

Stap 6
Als alles rond is start de lening en storten wij het geld in een bouwdepot. De verduurzaming kan beginnen! Op deze pagina vind je meer informatie over het bouwdepot.

Hieronder geven we per stap meer informatie (klik op de stap om meteen naar de informatie te gaan).

Stap 1: De QuickScan

In de QuickScan kun je zien hoeveel je kunt lenen, en krijg je een indicatie van het maandbedrag en de rente. Dit is de rente op het moment van invullen, je kunt hier geen rechten aan ontlenen. De definitieve rente zie je bij het aanbod.

Vul je in de laatste stap je gegevens in, dan neemt een Investment Manager contact met je op voor een gesprek als start van de aanvraag. We mailen je dan ook wat je hebt ingevuld in de QuickScan.

In het gesprek met de Investment Manager krijg je meer uitleg over het proces van de leningaanvraag, en krijg je tips hoe je dat zo goed mogelijk kunt laten verlopen. Je kunt nu ook alle vragen stellen die je hebt over de VvE Energiebespaarlening.

Daarnaast kijkt de Investment Manager met jou naar je aanvraag. Welke maatregelen wil je laten uitvoeren en waarom? Welke financiering is nodig voor de door jullie gewenste verduurzaming? Op basis daarvan bepaal je hoeveel geld de VvE wil aanvragen en voor welke maatregelen de VvE wil kiezen. Het leningbedrag kun je in het begin van het proces vaak nog wel bijstellen.

Tip: is het veel informatie in een keer? Je kunt ook een tweede gesprek inplannen met de Investment Manager. Jij bepaalt het tempo.

Doe de QuickScan

Stap 2a: Inloggen op je eigen pagina in Mijn Warmtefonds

Je krijgt een mail met daarin een link waarmee je je eigen pagina in Mijn Warmtefonds kunt activeren. Let op: doe dit wel binnen 2 weken! 

Je kunt op twee manieren inloggen:  

Met een gebruikersnaam, wachtwoord en een extra code: je gebruikt een wachtwoord en krijgt een code via e-mail of een app. 
Via je bank: je logt in met de app van je bank. We maken hiervoor gebruik van iDIN (online identificeren via je bank).

Log je in als bedrijf? Dan kan dat alleen via optie 1. 

Weeg goed af wat je wil: als je de manier van inloggen eenmaal hebt ingesteld, kun je die niet meer veranderen. 

Stap 2b: Aanleveren documenten

In Mijn Warmtefonds hebben we de eerste documenten al klaargezet die je moet aanleveren.  Let op: het kan per VvE verschillen wat we nodig hebben.

Het gaat allereerst om een aantal standaard documenten die de VvE meestal al klaar heeft liggen. Denk bijvoorbeeld aan:

Legitimatiebewijs van alle bestuurders die in het KvK-register zijn opgenomen.  
Laat je de aanvraag door een extern persoon doen, dan hebben we ook een machtigingsformulier nodig.
De splitsingsakte(n). 
De twee meest recente jaarverslagen van de VvE .
UBO-verklaring.

Financiële gegevens 
Je moet je leningaanvraag ook financieel onderbouwen. Dit vraagt vaak wat meer tijd en werk. Het gaat in ieder geval om de volgende documenten:

Projectbegroting voor de verduurzaming .
Huidige begroting van de VvE.
Toekomstige begroting van de VvE. Hierin laat je zien hoe je aflossing van de lening verwerkt in de ledenbijdragen, en wat de impact is van de verduurzaming op het onderhoud voor de VvE. 
Het MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP). Dit plan moet ten minste doorlopen tot het eind van de lening. Loopt je MJOP 10 jaar en je lening 20 jaar, dan moet je het MJOP uitbreiden. Leen je voor de verduurzaming meer dan 1 miljoen euro, dan moet het MJOP moet opgesteld zijn door een onafhankelijke derde partij (niet de procesbegeleider) .

In Mijn Warmtefonds zie je precies wat we van je vragen. We hebben verschillende voorbeelddocumenten beschikbaar en de Investment Manager beantwoordt graag je vragen hierover. 

Stap 2c:   Informeren van je medebewoners

Start op tijd met het informeren van je medebewoners. Het liefst direct na je gesprek met de Investment Manager. Zo weten ze op tijd wat de plannen zijn en kunnen ze meedenken en vragen stellen.  Formeel akkoord vraag je tijdens een ALV, zie stap 3.

Het is ook belangrijk om je leden te informeren over de VvE-Ledenlening . Door de lening gaat de ledenbijdrage in veel gevallen omhoog. Leden voor wie de verhoging financieel lastig is, kunnen hiervoor de VvE-Ledenlening aanvragen. Daarvoor hebben ze het nummer van de VvE Energiebespaarlening nodig, geef dit aan de leden door wanneer je hen informeert. De VvE-ledenlening is vertrouwelijk: het VvE-bestuur krijgt geen melding of en zo ja welke leden deze lening hebben aangevraagd. 

Stap 3: Goedkeuring van de leden

Als alle documenten in stap 2 zijn goedgekeurd, zet Nationaal Warmtefonds de rente voor 6 maanden vast. Je kunt nu met de bedragen gebaseerd op deze rente officieel goedkeuring aan de leden vragen. Dit doe je in een ALV. Begin hier op tijd mee. Het hele proces, van uitschrijven van de vergadering tot de notulen achteraf en de bezwaartermijn, kan namelijk meerdere maanden in beslag nemen. 

Bij een VvE met 8 of meer appartementen schrijf je een ALV uit waarin een besluit genomen wordt over het concrete aanbod van de VvE Energiebespaarlening, de projectbegroting, de maatregelen en de gevolgen voor het MJOP en de ledenbijdrage. Vaak is het het duidelijkst als dit ook het enige onderwerp in de ALV is.  Om de VvE Energielening te kunnen krijgen is altijd minimaal twee derde opkomst verplicht. Ten minste twee derde van de aanwezigen moet voor stemmen. Staat in de splitsingsakte een hoger (verzwaard) quorum, dan gelden de regels uit de splitsingsakte.

Lukt het niet om binnen zes maanden een akkoord van de ALV te krijgen? Dan start het proces om de rente te bepalen opnieuw. Dat betekent dat de aanvraag opnieuw gestart moet worden.

Stap 4:  Aanleveren offertes en ondertekening

Is de ALV akkoord? Lever dan de offertes van installateur(s) of aannemer(s) aan. Wij beoordelen of deze overeenkomen met je aanvraag en of ze lang genoeg geldig zijn. Belangrijk is dat de maatregelen die je laat uitvoeren aan de minimumeisen voldoen. Deze eisen vind je op de maatregelenpagina’s. Je moet ook een 'Verklaring aannemer/installateur' aanleveren waarin de aannemer/installateur verklaart dat de oplevering volgens de eisen verloopt. 

 Zijn alle offertes goedgekeurd dan krijg je van ons het officiële leningaanbod. Het bestuur van de VvE kan deze nu ondertekenen. 

Stap 5: Notaris

Om de lening definitief te maken is een Akte van Geldlening nodig. De notaris stelt deze op en passeert de Akte. Je kiest zelf je notaris.

Nadat Nationaal Warmtefonds het getekende leningaanbod heeft ontvangen, sturen wij een voorbeeldakte aan jullie notaris. Voor deze akte controleert de notaris als onafhankelijke derde of het besluitvormingsproces volgens de regels is verlopen. De notaris heeft dus inzicht nodig in alle documenten rondom de ALV.

Het bouwdepot gaat in zodra wij de gepasseerde Akte van Geldlening van de notaris hebben ontvangen. De startdatum van de lening is altijd de datum dat de Akte is gepasseerd.