Privacyreglement Stichting Nationaal Warmtefonds (“NWF”)

Privacy

NWF verwerkt persoonsgegevens. In dit Privacyreglement lees je hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens (als je zelf bij ons een krediet of hypotheek aanvraagt) of de persoonsgegevens van vertegenwoordigers van de VVE of school die bij ons een krediet aanvraagt of wil aanvragen.

Van wie verwerkt NWF persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij een klantrelatie willen aangaan, hebben of hebben gehad (of mensen die vertegenwoordiger van zo’n klant zijn). Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

  • (voormalig) Klanten en hun vertegenwoordigers;
  • Personen die aan een organisatie verbonden zijn waar wij een klantrelatie mee willen aangaan, hebben of hebben gehad;
  • Bezoekers van onze website; of
  • Andere personen waar we contact mee hebben.

Waarvoor verwerkt NWF jouw persoonsgegevens?

Om een klantrelatie met jou of jouw VVE of school aan te kunnen gaan.

Als je (of jouw VVE of school) klant wilt worden of een nieuw product wilt afnemen, zijn persoonsgegevens van jou nodig, zoals je naam, adres en woonplaats. Ook moet onderzoek worden gedaan om te beoordelen of een klant kan worden geaccepteerd of dat een krediet kan worden verstrekt. Hiervoor kunnen we onder andere vragen om informatie over je inkomen, je uitgaven, de waarde van je woning en je burgerlijke staat. Ook kunnen we gegevens over jou gebruiken die van anderen, bijvoorbeeld van Bureau Krediet Registratie (BKR), worden verkregen. Ten aanzien van BKR en consumenten geldt dat jouw persoonsgegevens en de gegevens uit de tussen jou en ons te sluiten of gesloten overeenkomst aan BKR worden verstrekt om een check te kunnen doen ten behoeve van klantacceptatie. Mocht je daarnaast niet aan een betalingsverplichting hebben voldaan, dan kan dit leiden tot een melding van een achterstand bij BKR die ook door andere BKR-deelnemers kan worden gezien. Op www.bkr.nl kun je meer informatie vinden over de verwerking van jouw persoonsgegevens door BKR. Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een incassobureau, advocaat of vergelijkbare dienstverlener.

Ook als je voor je werk contact hebt met NWF kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om vast te stellen of je jouw bedrijf mag vertegenwoordigen. Ook kunnen jouw persoonsgegevens worden gebruikt om jouw eventuele vragen te beantwoorden.

Om de relatie met jou te onderhouden en om een overeenkomst of opdrachten uit te kunnen voeren.

Als je klant bij ons bent, willen wij je goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken bijvoorbeeld jouw naam en contactgegevens om contact met je te onderhouden en om een overeenkomst waarbij je of jouw VVE of school partij is, uit te kunnen voeren. Ook kunnen we (telefoon)gesprekken opnemen voor kwaliteitsbewaking en trainings-, coachings- of beoordelingsdoeleinden.

Om fraude te voorkomen en te onderzoeken.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt om fraude te voorkomen en te onderzoeken. Hiervoor kunnen incidentenregisters en waarschuwingssystemen van de financiële sector worden geraadpleegd en hierin kunnen persoonsgegevens worden vastgelegd die ook voor andere deelnemers opvraagbaar zijn. Ook kunnen openbare bronnen worden geraadpleegd, zoals openbare registers, kranten, het internet en social media (toegankelijk met of zonder account). Hiermee willen (en moeten) wij jouw en onze belangen en die van de financiële sector beschermen.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Op grond van wet- en regelgeving moeten we bepaalde persoonsgegevens van klanten vastleggen en soms ook verstrekken aan instanties of toezichthouders. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, de Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Persoonsgegevens, opsporingsinstanties en de Europese Centrale Bank.

Voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.

Om je goed van dienst te kunnen blijven, zijn wij voortdurend bezig met de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten. Bijvoorbeeld door middel van klantonderzoek. Soms worden hiervoor persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld als wij je een vraag stellen over een product. Ook gebruiken wij soms persoonsgegevens voor het testen of verbeteren van onze geautomatiseerde systemen of dienstverlening.

Voor het uitvoeren van promotie- en marketingdoeleinden.

Ook worden persoonsgegevens verwerkt voor marketingactiviteiten. Je kunt bijvoorbeeld per post, telefoon of e-mail worden geïnformeerd over producten en diensten.

Maakt NWF gebruik van automatische besluitvorming?
Voor de beoordeling van individuele krediet- en hypotheekaanvragen kan NWF gebruikmaken van automatische beoordeling. Dit is noodzakelijk om een overeenkomst met u af te sluiten. NWF controleert en test de betrokken systemen regelmatig om te voorkomen dat er foute uitkomsten worden gegeven.

Hoe gaat NWF om met jouw gegevens?
Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt of om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen. Alleen medewerkers die hier voor hun functie toegang toe moeten hebben kunnen jouw persoonsgegevens inzien. Ook hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Met wie deelt NWF jouw gegevens?
NWF is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens en heeft Polestar Bemiddeling B.V. en de stichting Stimulering Volkshuisvesting Nederland (SVn) ingeschakeld om krediet- en hypotheekaanvragen te verwerken en namens haar alle krediet en hypotheek gerelateerde diensten uit te voeren. Hiervoor worden jouw persoonsgegevens gedeeld met deze partijen en kunnen zij deze gegevens onderling delen om je beter van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld om je vragen te kunnen beoordelen.

Wij delen gegevens met derden als we dat wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld met de Belastingdienst, de Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Persoonsgegevens, de Europese Centrale Bank, opsporingsdiensten en andere financiële instellingen.

Daarnaast worden jouw gegevens gedeeld met derde partijen als wij, of door ons ingeschakelde derden, opdrachtnemers inschakelen voor bepaalde werkzaamheden. Bijvoorbeeld onze IT-leveranciers voor hosting, onderhoud en support van onze IT-systemen en voor administratie, of voor het verzorgen van drukwerk en het uitvoeren van klantonderzoek.

Mocht sprake zijn van een opdrachtnemer of derde partij aan wie NWF verplicht is persoonsgegevens te verstrekken buiten de EU, in een land dat geen soortgelijke privacybescherming biedt als de EU dan zal voor passende waarborgen worden gezorgd om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Als je een lening of krediet bij ons heeft, geven wij je gegevens in bepaalde gevallen ook door aan BKR. Bijvoorbeeld de hoogte van de lening of betalingsachterstanden. Ook delen we persoonsgegevens met notariskantoren en het kadaster wanneer een hypotheek wordt ingeschreven. Wij delen je gegevens met incassobureaus, advocaten, deurwaarders en vergelijkbare dienstverleners, curatoren en makelaars/taxateurs wanneer we rechtsmaatregelen nemen en/of zekerheden moeten uitwinnen.

Met partijen die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen wij voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. NWF blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Regels bij het verwerken van persoonsgegevens
Wij houden ons aan de geldende wet- en regelgeving voor de bescherming van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook houden we ons bij het sturen van commerciële berichten per e-mail of telemarketing aan de Telecommunicatiewet.

Passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig (dataminimalisatie).

Rechten ten aanzien van persoonsgegevens
Je hebt een aantal rechten als het gaat om uw persoonsgegevens.

  • Recht op inzage:
    Je hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die NWF van jou heeft. Hiervoor kun je een verzoek indienen bij de Functionaris voor Gegevensbescherming van het Fonds (zie contactgegevens verderop).

  • Recht op bezwaar:
    Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als deze gegevens niet worden verwerkt op grond van gerechtvaardigde belangen of voor de uitvoering van een taak in het algemeen belang.

  • Recht op rectificatie:
    Indien de gegevens die je bij een inzage van NWF heeft ontvangen, onjuistheden bevatten, kun je digitaal of schriftelijk een correctie doorgeven aan de Functionaris voor Gegevensbescherming. Binnen een maand ontvang je bericht of wij aan jouw verzoek op rectificatie kunnen voldoen.

  • Recht op wissen:
    Afhankelijk van de grondslag waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kun je het recht hebben om jouw persoonsgegevens te laten wissen. Dit recht speelt bij NWF bijvoorbeeld wanneer je persoonsgegevens ten onrechte in onze administratie zijn opgenomen. Wij kunnen voldoen aan jouw verzoek tot wissen van je persoonsgegevens wanneer:
    • Deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
    • Je op terechte gronden bezwaar maakt tegen de verwerking;
    • Deze onrechtmatig zijn verwerkt; of
    • Deze kunnen worden gewist op basis van wet- en regelgeving.

  • Recht op beperking:
    Je hebt het recht de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons te beperken. Het beperken van de verwerking van je persoonsgegevens kan indien:
    • Je de juistheid van de gegevens betwist en je vindt dat wij dat moeten controleren;
    • De verwerking van jouw persoonsgegevens onrechtmatig is en je je verzet tegen wissen;
    • Wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben maar jijzelf wel, bijvoorbeeld voor het voeren van een rechtszaak tegen NWF of derden;
    • Je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking waarop wij niet meteen beslissen.
  • Recht op dataportabiliteit:
    Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in een duidelijk leesbare vorm te ontvangen. Dit recht is alleen van toepassing op verwerkingen die op basis van geautomatiseerde procedés worden verricht.

  • Recht op menselijke beoordeling
    In het geval dat NWF gebruik heeft gemaakt van automatische besluitvorming heb je recht op een beoordeling door een medewerker. Dat betekent dat NWF een nieuw besluit moet nemen waarbij een mens jouw gegevens heeft beoordeeld.

Wat moet je doen als je gebruik wilt maken van jouw rechten?
Indien je van (één van) deze rechten gebruik wenst te maken, kun je jouw gemotiveerde verzoek indienen via het volgende e-mailadres: privacy@warmtefonds.nl.

Na ontvangst van het verzoek verifieert NWF allereerst jouw identiteit. Hiervoor zal NWF telefonisch of schriftelijk contact met je opnemen. Vervolgens zal NWF jouw verzoek zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand afhandelen. Indien dit toch niet mogelijk blijkt te zijn, zal NWF je binnen een maand informeren waarom jouw verzoek niet kan worden afgehandeld en een nieuwe termijn aangeven (maximaal twee maanden na informeren).

Wat kun je doen als je een klacht hebt?
Als je je zorgen maakt of klachten hebt over de manier waarop jouw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, neem dan contact op met NWF (zie contactgegevens hierboven). Je hebt ook het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen Privacyreglement
NWF behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacyreglement.

Versie: 5 mei 2021