Zo werkt de aanvraag van de VvE Energiebespaarlening
Stap voor stap voor kleine VvE's
In jouw VvE zitten maximaal 7 woningen. Hieronder vertellen we welke stappen je moet doorlopen om de lening toegekend te krijgen.
Wie mag een VvE Energiebespaarlening aanvragen?
De VvE Energiebespaarlening moet aangevraagd worden door het bestuur van de VvE. Het bestuur kan ook iemand toestemming geven om dat te doen (machtigen), bijvoorbeeld een bewoner of een procesbegeleider. Daarvoor vul je in de tweede stap van de aanvraag een machtigingsformulier in.
De stappen in het aanvraagproces
Stap 1
Je vult de Quick Scan volledig in en laat je gegevens achter. Daarna heb je een gesprek met de Investment Manager. Op basis daarvan bepaal je hoeveel je wilt lenen en voor welke maatregelen.
Stap 2
Je levert documenten aan waarmee Nationaal Warmtefonds de lening kan beoordelen. In het systeem heet dit ‘kwalificeren’.
- Je krijgt een inlog om je eigen pagina op Mijn Warmtefonds te activeren. Doe dit wel binnen twee weken!
- In Mijn Warmtefonds zie je welke documenten je moet aanleveren over de VvE en het verduurzamingsproject.
Informeer op dit moment ook al alle eigenaren binnen de VvE. In stap 4 moeten zij allemaal instemmen met de lening.
Stap 3
Als je begroting en verduurzamingsplannen door ons zijn goedgekeurd, kun je offertes opvragen en aan ons aanleveren. Wij beoordelen of de offertes voldoen aan de criteria.
Stap 4
Als alle documenten ingestuurd en goedgekeurd zijn krijg je van ons een leningaanbod. Dit aanbod is zes maanden geldig, in die tijd verandert de rente niet. Deze tijd kun je gebruiken om van alle eigenaren formele toestemming te krijgen. Heeft iedereen getekend voor akkoord? Dan tekent het bestuur van de VvE de leningovereenkomst.
Stap 5
Als alles rond is start de lening en storten wij het geld in een bouwdepot. De verduurzaming kan beginnen! Op deze pagina vind je meer informatie over het bouwdepot.
Hieronder geven we per stap meer informatie (klik op de stap om meteen naar de informatie te gaan).
Stap 1: De QuickScan
In de QuickScan kun je zien hoeveel je kunt lenen, en krijg je een indicatie van het maandbedrag en de rente. Dit is de rente op het moment van invullen, je kunt hier geen rechten aan ontlenen. De definitieve rente zie je bij het aanbod.
Vul je in de laatste stap je gegevens in, dan neemt een Investment Manager contact met je op voor een gesprek als start van de aanvraag. We mailen je dan ook wat je hebt ingevuld in de QuickScan.
In het gesprek met de Investment Manager krijg je meer uitleg over het proces van de leningaanvraag, en krijg je tips hoe je dat zo goed mogelijk kunt laten verlopen. Je kunt nu ook alle vragen stellen die je hebt over de VvE Energiebespaarlening.
Daarnaast kijkt de Investment Manager met jou naar je aanvraag. Welke maatregelen wil je laten uitvoeren en waarom? Welke financiering is nodig voor de door jullie gewenste verduurzaming? Op basis daarvan bepaal je hoeveel geld de VvE wil aanvragen en voor welke maatregelen de VvE wil kiezen. Het leningbedrag kun je in het begin van het proces vaak nog wel bijstellen.
Tip: is het veel informatie in een keer? Je kunt ook een tweede gesprek inplannen met de Investment Manager. Jij bepaalt het tempo.
Stap 2a: Inloggen op je eigen pagina in Mijn Warmtefonds
Je krijgt een mail met daarin een link waarmee je je eigen pagina in Mijn Warmtefonds kunt activeren. Let op: doe dit wel binnen 2 weken!
Je kunt op twee manieren inloggen:
- Met een gebruikersnaam, wachtwoord en een extra code: je gebruikt een wachtwoord en krijgt een code via e-mail of een app.
- Via je bank: je logt in met de app van je bank. We maken hiervoor gebruik van iDIN (online identificeren via je bank).
Log je in als bedrijf? Dan kan dat alleen via optie 1.
Weeg goed af wat je wil: als je de manier van inloggen eenmaal hebt ingesteld, kun je die niet meer veranderen.
Stap 2b: Aanleveren documenten
In Mijn Warmtefonds hebben we de eerste documenten al klaargezet die je moet aanleveren.
Het gaat allereerst om een aantal standaard documenten die de VvE meestal al klaar heeft liggen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Legitimatiebewijs van de bestuurder(s) die namens de VvE staan ingeschreven bij de KvK
- Laat je de aanvraag door een externe persoon doen, dan hebben we ook een machtigingsformulier nodig
- De splitsingsakte(n)
- De twee meest recente jaarverslagen van de VvE
- UBO-verklaring
Financiële gegevens
Je moet je leningaanvraag ook financieel onderbouwen. Dit vraagt vaak wat meer tijd en werk. Het gaat in ieder geval om de volgende documenten:
- Projectbegroting voor de verduurzaming
- Huidige begroting van de VvE
- Bankafschriften van alle bankrekeningen van de VvE
We hebben verschillende voorbeelddocumenten beschikbaar en de Investment Manager denkt graag met je mee.
Stap 2c: Informeren van je medebewoners
Start op tijd met het informeren van je medebewoners. Het liefst direct na je gesprek met de Investment Manager. Zo weten ze al vroeg wat de plannen zijn en kunnen ze meedenken en vragen stellen.
Let op: verduurzaming met de VvE Energiebespaarlening in een kleine VvE kan alleen met instemming van alle leden. Het is niet mogelijk dat 1 lid bijvoorbeeld de verduurzaming ‘afkoopt’.
In stap 4 vraag je de leden de formele akkoordverklaring te ondertekenen.
Stap 3: Aanleveren offertes
Zijn de financiën door ons goedgekeurd? Lever dan de geldige offertes van installateur(s) of aannemer(s) aan. Wij beoordelen of deze overeenkomen met je aanvraag. Belangrijk is dat de maatregelen die je laat uitvoeren aan de minimumeisen voldoen. Deze eisen vind je op de maatregelenpagina’s. Je moet ook een ‘Verklaring aannemer/installateur’ aanleveren waarin de aannemer/installateur verklaart dat de uitgevoerde maatregelen aan de eisen voldoen.
Stap 4: Tekenen
Als alle offertes goedgekeurd zijn, krijg je van ons de rente voor je lening te horen. Deze rente garanderen we voor zes maanden. Dat lijkt lang, maar de lening kan pas definitief ingaan als alle VvE-leden hun akkoordverklaring hebben ondertekend.
Op je Mijn Warmtefonds-pagina vind je kant-en-klare akkoordverklaringen per bewoner. We maken deze akkoordverklaringen op volgens de breukdelen uit de splitsingsakte. Hierin verwerken we ook de hogere ledenbijdrage. Het is verplicht de maandlasten van de VvE Energiebespaarlening volledig te verwerken in de ledenbijdrage. Ieder lid krijgt dus een akkoordverklaring op maat en hoeft alleen nog maar te tekenen.
Als alle akkoordverklaringen binnen zijn, kan het bestuur van de VvE het leningaanbod ondertekenen. Lukt dat niet binnen zes maanden, dan start het proces om de rente te bepalen opnieuw. Dat betekent dat de aanvraag opnieuw gestart moet worden. Nadat de lening officieel is ingegaan staat de rente voor de hele looptijd vast.